中國鐵道建筑集團(tuán)有限公司（以下簡稱“中國鐵建”）董事會(huì)規(guī)范建設(shè)以來，通過構(gòu)建模式、創(chuàng)新方式、完善機(jī)制，持續(xù)強(qiáng)化外部董事溝通，為外部董事了解企業(yè)實(shí)情、科學(xué)參與決策、發(fā)揮咨詢作用提供了有力支撐。

構(gòu)建多渠道的溝通模式，營造良好溝通氛圍

通過建立全方位的溝通模式，加強(qiáng)外部董事與企業(yè)各方的有效溝通，營造誠實(shí)互信、履職擔(dān)當(dāng)?shù)牧己梅諊?。一是加?qiáng)與內(nèi)部董事的有效溝通。董事長高度重視與外部董事的溝通，每年定期就企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、深化改革、轉(zhuǎn)型升級(jí)、創(chuàng)新發(fā)展、風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控等重大事項(xiàng)與外部董事進(jìn)行單獨(dú)溝通。內(nèi)部董事在日常工作中主動(dòng)向外部董事介紹企業(yè)情況，共同探討企業(yè)改革發(fā)展重大事項(xiàng)，不斷增進(jìn)理解信任，努力形成團(tuán)隊(duì)合力。二是加強(qiáng)與經(jīng)理層的日常溝通。經(jīng)理層主動(dòng)邀請(qǐng)外部董事出席年度工作會(huì)議及發(fā)展規(guī)劃、風(fēng)險(xiǎn)合規(guī)等重要專題會(huì)議，就企業(yè)改革發(fā)展等重大事項(xiàng)進(jìn)行工作交流。定期匯報(bào)經(jīng)營、財(cái)務(wù)、投資等企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理信息，幫助外部董事及時(shí)掌握企業(yè)情況。陪同外部董事開展現(xiàn)場調(diào)研，介紹企業(yè)基本情況和重點(diǎn)項(xiàng)目進(jìn)展，為外部董事決策提供支撐。三是加強(qiáng)與專業(yè)機(jī)構(gòu)的咨詢溝通。發(fā)揮財(cái)務(wù)審計(jì)、管理咨詢等外部專業(yè)機(jī)構(gòu)作用，為外部董事履職提供“外腦”支撐。外部董事定期與外部審計(jì)機(jī)構(gòu)就財(cái)務(wù)報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控等事項(xiàng)進(jìn)行溝通，與管理咨詢機(jī)構(gòu)就企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、文化建設(shè)等進(jìn)行深入交流，充分聽取意見建議。

完善全過程的決策溝通機(jī)制，提升溝通實(shí)際效果

建立覆蓋會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后的董事會(huì)決策溝通機(jī)制，保障董事會(huì)科學(xué)、審慎決策。一是決策會(huì)議前預(yù)先溝通議案信息。嚴(yán)格執(zhí)行議事規(guī)則，董事會(huì)召開前提前將議案資料報(bào)送外部董事，認(rèn)真聽取、采納外部董事建議。涉及中長期發(fā)展戰(zhàn)略等重大事項(xiàng)的，會(huì)前由經(jīng)理層成員與外部董事進(jìn)行充分溝通，根據(jù)意見修改完善并進(jìn)行二次溝通后，再提交董事會(huì)審議。對(duì)專業(yè)性強(qiáng)、較為復(fù)雜的投資項(xiàng)目，在形成議案前組織外部董事開展實(shí)地調(diào)研、專題論證，保證外部董事全面掌握決策所需信息。二是決策會(huì)議中充分聽取意見建議。董事會(huì)積極打造勤勉盡責(zé)、暢所欲言的董事會(huì)文化，當(dāng)外部董事提出相關(guān)補(bǔ)充完善意見時(shí)，董事長和總裁積極聽取采納，本著嚴(yán)謹(jǐn)審慎的原則，要求對(duì)議案進(jìn)行補(bǔ)充完善后再行審議。近兩年來，董事會(huì)及專門委員會(huì)采納外部董事建議對(duì)2項(xiàng)議案予以緩議。三是決策會(huì)議后及時(shí)反饋執(zhí)行情況。建立董事會(huì)決議執(zhí)行情況定期反饋機(jī)制，董事會(huì)辦公室定期向外部董事匯報(bào)董事會(huì)決議執(zhí)行情況，發(fā)展規(guī)劃、投資開發(fā)、人力資源、審計(jì)等部門定期向外部董事反饋戰(zhàn)略執(zhí)行情況、投資項(xiàng)目進(jìn)展，以及薪酬考核、風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控、合規(guī)管理等工作情況，幫助外部董事及時(shí)了解公司重點(diǎn)工作進(jìn)展。

創(chuàng)新便捷高效的溝通方式，強(qiáng)化履職信息支撐

結(jié)合公司“A＋H”兩地上市實(shí)際，創(chuàng)新溝通方式，努力克服新冠疫情影響，確保境內(nèi)外董事合規(guī)高效履職。一是做好境內(nèi)外董事參會(huì)保障。對(duì)視頻會(huì)議系統(tǒng)等進(jìn)行軟硬件升級(jí)，在依法合規(guī)前提下，以現(xiàn)場會(huì)議＋視頻會(huì)議、電話會(huì)議等多種方式組織召開董事會(huì)及專門委員會(huì)會(huì)議，確保境內(nèi)外董事按時(shí)參會(huì)、順暢交流，決策意見表達(dá)充分、合規(guī)、有效。二是做好外部董事調(diào)研支撐。制訂《外部董事調(diào)研工作制度》，根據(jù)新冠疫情防控要求，因地制宜開展調(diào)研，幫助外部董事全面了解基層實(shí)際。外部董事深入一線，通過調(diào)研、座談，為基層企業(yè)問診把脈，助力企業(yè)改革發(fā)展。比如，在所屬企業(yè)鐵建重工分拆上市過程中，外部董事發(fā)揮專長給予業(yè)務(wù)指導(dǎo)，推動(dòng)了項(xiàng)目順利實(shí)施。三是做好企業(yè)日常信息報(bào)送。董事會(huì)辦公室定期編制報(bào)送業(yè)內(nèi)重大信息、資本市場月報(bào)，匯總最新宏觀政策、市場動(dòng)態(tài)、行業(yè)分析、股價(jià)走勢(shì)等，為外部董事提供參考。通過香港聯(lián)席公司秘書和所屬在港企業(yè)，做好在港外部董事履職服務(wù)，確保相關(guān)資料正常送達(dá)、及時(shí)簽署、安全歸檔。

下一步，中國鐵建將持續(xù)加大董事會(huì)建設(shè)力度，不斷提升外部董事履職支撐服務(wù)質(zhì)量，幫助外部董事更好行權(quán)履職，推動(dòng)董事會(huì)更加規(guī)范高效運(yùn)作。